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L'assistant de direction accompagne un dirigeant d'entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder. Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Objectifs : Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l'organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d'Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes Concevoir les tableaux de bord de suivi de l'activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d'activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d'informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l'organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc. pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d'amélioration Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l'organisation pour fluidifier les circuits d'information afin de faciliter l'exécution des tâches administratives Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation Déterminer l'objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique Diffuser, après contrôle, l'information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l'information disponible rapidement pour les parties concernées ; etc
Bloc 1 Accompagner le dirigeant ou le chef de service dans son quotidien Gérer les agendas personnels et partagés des responsables Organiser la participation aux événements, réunions et séminaires d'un dirigeant et des équipes Répondre aux urgences et aux imprévus Concevoir des tableaux de bord de suivi d'activité Actualiser de façon régulière les tableaux de bord Établir un diagnostic des besoins et des process Proposer une optimisation des procédures Modules : 1 Outils de bureautique et travail collaboratif et techniques professionnelles 2 Organisation administrative et gestion du temps 3 Gestion des relations clients et fournisseurs 4 Business Game Bloc 2 Structurer et transmettre des informations en interne et en externe du service Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service Déterminer l'objectif et les destinataires des écrits professionnels Diffuser, après contrôle, l'information en interne et en externe Organiser le classement et l'archivage papier ou numérique de l'information Informer en français et en anglais les différentes parties prenantes Identifier les difficultés et/ou tensions éventuelles Modules : 1 Organisation de l'entreprise 2 Droit du travail 3 Techniques d'expression et de communication En français En anglais 4 Sensibilisation RSE 5 Certifications externes (Le Robert et TOEIC) Le bloc 3 Accompagner la direction dans la gestion des projets et les dossiers spécifiques Recueillir méthodiquement l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d'un événement Contrôler le respect de la planification et du budget alloués à l'événement Proposer des mesures correctives éventuelles Participer à la mise en œuvre des gestes éco-responsables Appliquer les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données Modules : 1 Management de projet 2 Budget 3 Communication interne, rédaction web et réseaux sociaux 4 Préparation et suivi du Rapport d'Activités Professionnelles 5 Séminaire Savoir Être Le bloc 4 - Option COMMUNICATION Participer aux actions de communication d'une structure Réaliser les supports de communications visuelle et audiovisuelle Réaliser le bilan des actions de communications physiques et digitales Développer la visibilité sur Internet Le bloc 4 - Option RESSOURCES HUMAINES Participer à la gestion des ressources humaines d'une structure Préparer l'ensemble des documents nécessaires à l'embauche, au départ et aux déclarations sociales obligatoires des salariés Accompagner le salarié pendant sa vie en entreprise en organisant l'intégration et en réalisant des études sur les possibles évolutions de carrières Traiter les éléments variables de la paie et les documents nécessaires au traitement de la maladie en back up du responsable Paie et administration du personnel Organiser les élections des représentants du personnel et du comité d'entreprise Définir les besoins en f
Coût de la formation : Consulter l'organisme
3290 heures
En centre https://www.pigier.com/bayonne/attachee-de-direction-specialisation-ressources-humaines-rh
Contrat d’apprentissage
Niveau d’entrée : Bac;
CHANCERELLE THOMAS (NEO)
0626977033
thomas.chancerelle@pigier.com